meta data for this page
  •  

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revisionPrevious revision
wiki:time_management:control_work_time_with_outlook [2022/10/19 07:04] – mchuswiki:time_management:control_work_time_with_outlook [2022/10/19 07:07] (current) – mchus
Line 1: Line 1:
 +====== Контроль личного рабочего времени в календаре и составление отчетов ======
 +Одним из самых простых и визуально понятных способов контроля рабочего времени - является ретроспективное создание задач в календаре.
  
 +Суть подхода заключается в следующем:
 +  * На каждую активность которую вы выполняете в течении дня необходимо создавать личную встречу в календаре.
 +  * Для отслеживания проектов по которым ведется работа необходимо использовать функционал категоризации задач.
 +  * По возможности планируйте свою будущую нагрузку вперед и используйте категории.
 +  * В идеале весь рабочий день у вас должен быть размечен в календаре, пересечения событий быть не должно.
 +
 +Таким образом заполненный календарь в Outlook выглядит примерно следующим образом.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-085752.png?800}}
 +
 +Данный подход позволяет учитывать свою рабочую деятельность и дает возможность всегда ответить на вопрос "чем ты занимался в прошлый четверг после обеда". 
 +
 +
 +===== Выгрузка для анализа =====
 +
 +Периодически требуется составить отчет по тому или иному проекту и функционал выгрузки календаря в файл приложения Outlook может быть использован для составления примитивных отчетов для руководства. Чтобы создать отчет необходимо следовать инструкции:
 +
 +  * Нажать кнопку "Файл";
 +  * Выбрать раздел "Открыть и экспортировать";
 +  * Нажать кнопку "Импорт и Экспорт";
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-085808.png?800}}
 +
 +В открывшемся диалоговом окне выбрать "Экспорт в файл".
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-085816.png}}
 +
 +Указать режим - "Значения, разделенные запятыми".
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-085823.png}}
 +
 +Указать календарь в котором вы ведете учет трудозатрат. При подключении нескольких учетных записей может быть доступно несколько календарей.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-085846.png}}
 +
 +В окне "Соответствие полей" оставьте только следуюие поля:
 +  * Дата начала
 +  * Время начала
 +  * Дата завершения
 +  * Время завершения
 +  * Категории
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-090434.png}}
 +
 +При выгрузке в отчет могут попасть регулярные события из будущего, поэтому укажите начальную и конечную дату файла.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091233.png}}
 +
 +Выгруженный файл выглядит следующим образом. Для интерпретации файла csv в виде таблице перейдите в верхней ленте меню на вкладку "Данные" и нажмите кнопку "Текст по столбцам".
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091356.png?800}}
 +
 +Выберите режим файла "С разделителями".
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091313.png}}
 +
 +В качестве разделителя укажите запятую.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-090159.png}}
 +
 +После разделения файл принимает табличный вид.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091416.png?800}}
 +
 +Выделите строки заголовков и включите фильтр для сортировки.
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091507.png}}
 +
 +Отсортируйте данные по столбцу "Дата начала".
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-091532.png}}
 +
 +Выберитре требуемый диапазон записей и скопируйте в подготовленный {{ :wiki:time_management:калькулятор_трудозатрат.zip |шаблон}}. 
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-092805.png?800}}
 +
 +В файле шаблона перейти на вторую вкладку, выбрать свободную таблицу и в верхней ленте меню нажать  "Анализ сводной таблицы - Обновить"
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-092911.png?800}}
 +
 +Сводная таблица будет обновлена
 +
 +{{:wiki:time_management:20221019-092958.png?800}}