Контроль личного рабочего времени в календаре и составление отчетов

Одним из самых простых и визуально понятных способов контроля рабочего времени - является ретроспективное создание задач в календаре.

Суть подхода заключается в следующем:

• На каждую активность которую вы выполняете в течении дня необходимо создавать личную встречу в календаре.
• Для отслеживания проектов по которым ведется работа необходимо использовать функционал категоризации задач.
• По возможности планируйте свою будущую нагрузку вперед и используйте категории.
• В идеале весь рабочий день у вас должен быть размечен в календаре, пересечения событий быть не должно.

Таким образом заполненный календарь в Outlook выглядит примерно следующим образом.

Данный подход позволяет учитывать свою рабочую деятельность и дает возможность всегда ответить на вопрос “чем ты занимался в прошлый четверг после обеда”.

Периодически требуется составить отчет по тому или иному проекту и функционал выгрузки календаря в файл приложения Outlook может быть использован для составления примитивных отчетов для руководства. Чтобы создать отчет необходимо следовать инструкции:

• Нажать кнопку “Файл”;
• Выбрать раздел “Открыть и экспортировать”;
• Нажать кнопку “Импорт и Экспорт”;

В открывшемся диалоговом окне выбрать “Экспорт в файл”.

Указать режим - “Значения, разделенные запятыми”.

Указать календарь в котором вы ведете учет трудозатрат. При подключении нескольких учетных записей может быть доступно несколько календарей.

В окне “Соответствие полей” оставьте только следуюие поля:

• Дата начала
• Время начала
• Дата завершения
• Время завершения
• Категории

При выгрузке в отчет могут попасть регулярные события из будущего, поэтому укажите начальную и конечную дату файла.

Выгруженный файл выглядит следующим образом. Для интерпретации файла csv в виде таблице перейдите в верхней ленте меню на вкладку “Данные” и нажмите кнопку “Текст по столбцам”.

Выберите режим файла “С разделителями”.

В качестве разделителя укажите запятую.

После разделения файл принимает табличный вид.

Выделите строки заголовков и включите фильтр для сортировки.

Отсортируйте данные по столбцу “Дата начала”.

Выберитре требуемый диапазон записей и скопируйте в подготовленный шаблон.

В файле шаблона перейти на вторую вкладку, выбрать свободную таблицу и в верхней ленте меню нажать “Анализ сводной таблицы - Обновить”

Сводная таблица будет обновлена